Cauzele creșterii solicitărilor credem că nu s-au modificat față de anii trecuți, cu mențiunea că unele dintre acestea sunt mult mai evidente. Prețul cărților și publicațiilor periodice devine din ce în ce mai prohibitiv, iar nevoia de informare și documentare este într-o continuă creștere, mai ales pentru categoriile elevi și studenți, care constituie majoritatea utilizatorilor Bibliotecii "V.A. Urechia".
În rândurile următoare vom prezenta succint
principalele activități și indicatorii de performanță obținuți de instituție
în anul 1999.
Completare, evidență, catalogare,
informare, colecții speciale
Activitatea din Compartimentul
Achiziții-Completare a făcut ca în colecțiile
bibliotecii să fie adăugate în anul 1999 și puse la dispoziția utilizatorilor
12.366
unități bibliografice, din care
11.311 sunt monografii, iar restul
sunt periodice, documente audio-video și alte tipuri de documente de bibliotecă.
Din cele 12.366 unități bibliografice, aproximativ jumătate (6.016) sunt
lucrări beletristice, iar cealaltă jumătate (6.350) reprezintă alte domenii
ale cunoașterii (tehnică, artă, științe sociale, științe exacte, filosofie
etc.). Această structură a documentelor nou achiziționate corespunde și
cu ponderea pe care o au diversele genuri de literatură în lectura cititorilor
noștri. În privința numărului documentelor achiziționate, am realizat ceea
ce ne-am propus (12.000-13.000). Am constatat însă, ca și în anii precedenți,
că solicitările sunt mult mai mari și nu putem rezolva o bună parte din
cererile la care este supusă biblioteca, fie că ne lipsesc unele titluri,
deși am achiziționat circa 4.000 în anul 1999, fie că nu avem suficiente
exemplare dintr-un titlu, deși media pe titlu este de aproape trei.
Ca și în anul precedent, politica
de completare a avut în vedere dezvoltarea colecțiilor noastre cu cât mai
multe titluri. Pentru a rezolva acest obiectiv și având în vedere limitările
financiare, am fost determinați să procedăm, destul de des, la o reducere
drastică a numărului de exemplare per titlu, pentru a răspunde nevoilor
utilizatorilor, cel puțin prin seviciul de împrumut la sălile de lectură.
Procesul de completare a devenit
mai complex, comparativ cu anul precedent. Cauza o reprezintă diversificarea
și creșterea numărului de producători de carte. Acest fapt are, pe de o
parte, implicații în ceea ce privește efortul suplimentar depus de compartiment
pentru localizarea noilor producători, iar pe de altă parte s-a complicat
procedura de selecție a lucrărilor oferite datorită creșterii simțitoare
a documentelor asemănătoare, mai ales a celor cu destinație școlară. Un
fenomen care contribuie semnificativ la creșterea solicitării compartimentului
îl reprezintă faptul că, în anul 1999, datorită condițiilor economice,
am constatat scăderea numărului difuzorilor locali importanți care făceau
și ei o primă selecție, iar acum această operațiune a trecut tot în sarcina
bibliotecii, prin compartimentul de profil. Implicit, în urma analizei
activității trebuie reconsiderată politica de achiziții a instituției în
noul an.
Sursele consultate de noi
în anul parcurs au însumat 4.922 titluri carte, din care, în aceeași peioadă,
au putut fi consultate sub formă de "semnal" 4.485 titluri, ceea ce reprezintă
91%. Baza de date care consemnează precomenzile a cuprins 6.012 înregistrări
aflate într-o pemanentă mișcare, datorită faptului că, informațiile inițiale,
oferite de liste și cataloage, au lacune și inadvertențe legate de principalele
elemente bibliogrefice. În consecință, aproape zilnic, se adaugă noi elemente,
în special după achiziționare (număr de exemplare, repartiție pe secții,
elemente de identificare a documentelor de achiziție și plată).
În ceea ce privește completarea
colecțiilor celorlalte biblioteci publice din județ, pentru 1999, se constată
o diminuare a numărului de volume achiziționate de bibliotecile comunale
de la 139 volume în 1998 la 104 în acest an și o creștere de la 300 volume
la 504 pentru fiecare bibliotecă orășenească. Valoarea cărților achiziționate
centralizat pentru județ se ridică la aproape 100 milioane lei, ceea ce
este puțin pentru această rețea care servește aproximativ 300.000 de oameni.
În anul 1999, ca și în anii
precedenți, Biblioteca "V.A. Urechia" a făcut serviciul de selectare a
lucrărilor pentru unele biblioteci comunale sau orășenești, atunci când
au avut fonduri alocate acestei destinații și ne-au abilitat să facem comenzi
pentru ele, având în vedere că la nivel de comună nu există librării și
nici alte posibilități de informare asupra producției editoriale. Localitățile
care și-au procurat documente de bibliotecă din fonduri proprii n-au fost
prea numeroase, numărul acestora fiind doar 5.
Nici lucrările repartizate
de Minsterul Culturii din achiziții centralizate, care s-au ridicat în
anul 1999 la peste 200 milioane lei, pentru fiecare județ, n-au îmbunătățit
substanțial situația achizițiilor de cărți, deoarece foarte puține titluri
s-au achiziționat în numărul de exemplare care să ajungă pentru toate bibliotecile,
iar unele administrații locale au interpretat sprijinul Ministerului Culturii
în dotarea cu documente de bibliotecă a bibliotecilor publice ca intrdicție
de a aloca și ele fonduri cu acestă destinație.
Informarea utilizatorilor
prin periodice și seriale s-a realizat asigurîndu-se 123 abonamente la
principalele publicații românești, atât cu caracter de informare generală,
cât și de profil, conform cerințelor principalilor beneficiari ai bibliotecii.
La lista publicațiilor periodice la care am avut abonamente se mai adaugă
peste 50 titluri, primite din diverse surse.
Numărul documentelor pe suport
modern, achiziționate în 1999, a fost mai mic decât în anul precedent.
S-au achiziționat doar 274 unități. Din această categorie de documente,
cele mai numeroase sunt casetele audio și video - 126 și CD-urile - 123.
Situația nemulțumitoare se
datorează faptului că piața acestor produse nu este încă structurată satisfăcător,
produsele contrafăcute, după sursele oficiale, sunt numeroase, iar resursele
noastre financiare n-au permis mai mult.
La sfârșitul anului 1999 baza
generală informațională a bibliotecii număra 618.386 unități bibliografice.
Creșterea reală a acestei baze a fost mai mare față de 1998 cu 10.869 unități.
Tot în cursul anului au fost eliminate 1557 documente (piedute și plătite
de cititori sau casate).
Documentele intrate în cursul
anului au fost supuse procesului de prelucrare biblioteconomică și predate
secțiilor conform repartiției, consemnate în lista inventar și fișa topografică.
Aceste activități s-au realizat, în cea mai mare parte, utilizând programul
integrat de bibliotecă TINLIB. Documentele audio-vizuale, ca și celelalte
tipuri de documente de bibliotecă, în afara lucrărilor monografice, au
fost luate în evidență în sistem clasic, operațiunile respective fiind
efectuate de personalul secției multimedia, iar inventarierea periodicelor
s-a făcut parțial și de către personalul sălii de lectură.
Compartimentul de Evidență,
în afara operațiunilor cunoscute, a continuat și în 1999 să aplice pe documentele
achiziționate etichete de cod de bare, extinzând numărul documentelor identificabile
cu ajutorul echipamentele opto-electronice utilizate în preocesul de tranzacționare
a publicațiilor între bibliotecă și utilizatori.
Amintim că în spatele tuturor
cifrelor de activitate în domeniul evidenței, nu prea numeroase, stau un
mare număr de operațiuni care fac posibil drumul documentului de la simpla
menționare a acestuia într-o listă de editor sau difuzor, până la punerea
lui la dispoziția utilizatorului: verificarea integrității fiecărui document,
confruntarea cu actele însoțitoare, aplicarea semnelor de proprietate -
ștampilă, număr de inventar, etichetă de cod de bare - iar pentru documentele
care ies din evidențe se execută, de asemenea, un mare număr de operațiuni:
verificarea cu registrul inventar a borderourilor și, după aprobare, radierea
din evidențele individuale și din cele contabile.
Tot în cadrul activității
generale de evidență intră și operațiunile de verificare a unor gestiuni,
conform unor norme care stabilesc periodicitatea acestor verificări. În
1998 a fost efectuată verificarea gestionară a colecțiior depozitului general,
operațiune laborioasă, cu implicare a unui mare număr de oameni și cu mult
timp consumat, oamenii fiind luați și din alte compartimente, în afara
personalului compartimentelor direct implicate în această operațiune -evidență
și depozite generale. Precizăm că, datorită numeroaselor
probleme ridicate și a numărului redus de personal, deși s-au bifat în
R.I. un număr de 113.699 u.e., iar pentru "neconcordanțe" s-a întocmit
un borderou cu 790 titluri, operațiunile de verificare amintite nu s-au
putut finaliza nici în anul 1999, urmând ca ele să continuie și în 2000.
Activitatea de catalogare,
indexare a însemnat, în 1999, ca în fiecare
an, și alte numeroase operațiuni, în afara celor legate de documentele
de bibliotecă achiziționate sau prelucrate în această perioadă. Cataloagele,
atât cele clasice, cât și cel automatizat, suportă în permanență intervenții
care constau în: actualizări, corecturi, modificări, completări, extinderi,
înlocuiri de fișe și de indicatoare uzate, adaptarea fișei tipărite, realizarea
de fișe în compartimentul de automatizare și intercalarea lor în cataloagele
clasice. Toate acestea însumează mii de operațiuni. Au rămas încă nerezolvate
o sumă de probleme generate de stângăciile, lipsa de experiență și de calificare
de la începutul procesului de automatizare și care apar evidențiate în
conversia datelor din ISIS în TINLIB, probleme generatoare de dificultăți,
atât pentru catalogatori, cât și pentru utilizatori.
Numărul fișelor manipulate
în 1999, rezultate din multiplicare, confruntare, extindere a catalogului
sistematic general sunt în număr de peste 18.000.
Activitatea bibliografică
a început să se deruleze în sistem automatizat în cursul anului 1999, lucrul
în acest mod, experimental, a început din februarie. După analiza și definitivarea
machetei, s-a lucrat efectiv, chiar dacă pe parcurs s-au mai făcut și alte
propuneri de îmbunătățire. S-au continuat și unele operațiuni în sistem
clasic determinate de anuarele care se aflau în curs de definitivare (1985,1986,1987,1992,1995,1998).
S-au adăugat noi nume la lista
personalităților gălățene și noi date la cele existente despre personalitățile
deja identificate.
În 1999 s-a continuat îmbogățirea
fișierului de tip arhivă în format digital, utilizabil pentru probleme
legate de istoricul bibliotecii și ale personalității fondatoare și s-au
redactat, în primă formă, câteva capitole substanțiale din istoricul Bibliotecii
"V.A. Urechia".
Compartimentul
Colecții speciale, Bibliofilie, care a
lucrat cu un singur om, ca și în anul precedent, și-a reorganizat fondul
prin extindere într-o altă încăpere la demisolul clădirii vechi. S-au preluat
și prelucrat o serie de documente adunate în timp (gravuri, fotocopii,
microfilme, hărți, albume, manuscrise, foi volante, fotografii, albume,
carte veche), din această prelucrare rezultând peste 2.300 u.b.
S-au selectat documentele
care necesită restaurare, din cadrul colecțiilor speciale și s-au întocmit
scheme/proiect pentru restaurarea acestora în cadrul atelierului de legătorie-restaurare.
În acțiunea de valorificare
a colecțiilor speciale s-au selectat și expus documente de bibliotecă în
cadrul a două expoziții: "Donatori gălățeni de carte în colecțiile Bibliotecii
<<V.A. Urechia>>" și "Galațiul în documente de bibliotecă"
Compartimentul Depozite generale
În afara principalei activității
consacrate în mod direct servirii utilizatorilor prin sălile de lectură,
activitate care va fi prezentată la capitolul dedicat relațiilor cu publicul,
în anul 1999 s-au desfășurat următoarele lucrări, specifice depozitelor:
preluarea de la sectorul evidență și introducerea în circuitul lecturii
a 5.451 u.e. din care 5.135 sunt monografii și 316 seriale; consultarea
tuturor semnalelor și a celorlalte surse de informare în vederea achiziției
necesare utilizatorilor sălilor de lectură. În anul parcurs, din depozite,
au mai fost scoase aproape 6000 volume pentru diverse expoziții sau pentru
împrospătarea fondurilor unor mici filiale (cămine de bătrâni, penitenciar).
S-a continuat reorganizarea sectorului, în special pentru crearea de spațiu
pentru colecțiile speciale.
O operațiune nouă pentru depozite
a fost aceea de a introduce în baza de date referitoare la documentele
de bibliotecă de tip monografii, un minimum de elemente bibliografice pentru
un număr de 4.609 titluri neintroduse în sistem automatzat și completări
la alte 898 înregistrări anterioare.
Activitatea de relații cu publicul
Frecvența anuală cea
mai ridicată se constată la secția Împrumut pentru adulți -
116.773,
fiecărui angajat revenindu-i o medie de 11.677,3 cititori serviți
pe an;
Sala de lectură - 76.635 cititori, media pe angajat
- 12.772;
Secția pentru copii - 53.230, media pe angajat
- 7.607;
Filiala, compartiment pentru maturi și sală de lectură
- 29.435, media pe angajat - 9.811;
Secția multimedia
- 19.939 cititori, media pe angajat - 9.970;
Filiala,
compartiment pentru copii (un singur angajat) - 8.935 cititori.
Documentele consultate în
1999, în raport cu secțiile bibliotecii, sunt repartizate astfel: Secția
I.M. - 211.132 documente, media pe angajat
21.113; Săli de
lectură - 197.475, media pe angajat 32.912; Filiala - 129.809,
media pe angajat 30.702; Secția pentru copii 55.718, media
pe angajat 7.968; Secția multimedia -
17.762, media pe angajat
8.881.
Din totalul documentelor difuzate
553.346
sunt cărți (91,47%), 33.788 periodice (5,59%), 17.731 documente
audio, 72 documente video, 359 documente combinate (2,94%),
iar cele consultate în bibliotecă reprezintă 36%, în valoare absolută
217.898
documente.
După conținut, categoria de documente
cu cea mai mare solicitare o reprezintă în continuare literatura beletristică
care reprezintă cca. 44,5% din totalul documentelor consultate, în creștere
față de 1998, când procentul era de 39,7%.
După statutul ocupațional,
categoria de utilizatori noi înscriși cea mai numeroasă, chiar dacă în
scădere față de 1998, este reprezentată de elevi și studenți - 73,8%, urmată
de intelectuali - 6,01% și șomeri - 5,21%.
Categoriile de vârstă sunt
corelate cu cele ocupaționale. Cele mai bine reprezentate, în cadrul utilizatorilor
noi înscriși, sunt: categoria 15-25 ani, categoria sub 14 ani, iar împreună
totalizează 82,24% din utilizatorii nou înscriși.
Creșterea numărului de utilizatori,
a frecvenței acestora și implicit a numărului de documente de bibliotecă
consultate, au condus și la creșterea celorlalte genuri de activități -
creșterea numărului de documente care necesită operațiuni de recondiționare,
înmulțirea, alarmantă chiar, a numărului de documente distruse sau pierdute
și, probabil, creșterea numărului documentelor sustrase, pe care le vom
identifica când se va efectua verificarea gestionară.
Numărul mare de cititori și
documente împrumutate au determinat și un volum mare de corespondență cu
abonații bibliotecii. Procesele verbale emise și expediate, însumate, se
ridică la 3.675, iar a documentelor în cauză, cărora li s-a actualizat
prețul la 5.100.
Sursele de informare pentru
utilizatori au fost în continuare extinse, continuându-se fișierul analitic
din publicațiile economice ca și prin introducerea în catalogul automatizat
a documentelor ce constituie fondul de referință.
Activitatea pregătitoare pentru
anul 2000 a fost concretizată și în realizarea Calendarului evenimentelor
social-culturale - 2000.
În activitatea culturală și
de promovare a bibliotecii s-a prezentat o ofertă atractivă,determinată
de interesele principalelor categorii de cititori. S-au organizat și desfășurat
un număr de 19 manifestări culturale la care au participat cca. 1.500 persoane,
numeroase personalități ale culturii locale. Pe lângă aceste manifestări
s-au organizat și alte18 expoziții de carte și numeroase alte microexpoziții
în spațiile cu acces liber al publicului.
Manifestările
cuturale, ca și celelalte aspecte ale
activității din bibliotecă, au fost popularizate în mass-media locală și
centrală, înregistrându-se 50-60 apariții în cursul anului 1999.
Printre manifestări s-au remarcat
"Eminesciana 1999", "Zilele cărții pentru copii", "Colocviile adolescenței",
precum și lansările de carte ale autorilor: prof. Ioan Toderiță, prof.
Ștefan Totolici, Speranța Miron, Cezarina Adamescu.
În cadrul Colocviilor adolescenților
s-au realizat colaborări deosebite cu medicul - prof. Radu Priboi și cu
reprezentanți ai unor ONG-uri (SADOR, Centrul de Consultanță Ecologică).
Colaborarea cu diverse școli
și organizații ale copiilor a fost destul de rodnică, dar nu pe măsura
posibilităților și nevoilor. Din această colaborare au rezultat și două
concursuri "Desene inspirate din cărțile citite" și "Orașul meu".
Automatizarea prelucrării informațiilor și serviciilor
Obiectivul principal pentru 1999 a fost, ca și în 1998, continuarea derulării programului de automatizare a bibliotecii. Pentru îndeplinirea scopului propus s-au realizat următoarele obiective:
Fundamentarea științifică a
activității s-a concretizat în elaborarea de noi scheme privind desfășurarea
proceselor de integrare a activității în regim automatizat. S-a aprofundat
consultarea documentației tehnice a sistemului intergrat TINLIB, noua vesiune,
inclusiv a altor documentații tehnice necesare pregătirii sistemului ca
să poată răspunde problemelor anului 2000.
Compartimentul a susținut
participarea bibliotecii în cadrul proiectului PROBIP, prin datele obținute
și prelucrate cu ajutorul programului TINLIB.
Acestor activități li s-a
adăugat și prezența în biblioteca noastră, în scop de informare, mai ales
pentru probleme de automatizare, a unor colegi din țară (Brăila, Focșani,
Râmnicu-Vâlcea, Iași, Slobozia, Piatra-Neamț).
Realizarea proiectului de activitate pe anul 1999 s-a concretizat în:
Activitatea metodică
Activitatea de legătorie
Activitatea administrativ - gospodărească
Activitatea economico - financiară
Activitatea de conducere
Concluzii